Le bot de recouvrement de créances par téléphone

L’évolution d’une entreprise est tributaire en partie de sa santé financière. C’est pour dire que dans n’importe quelle entreprise, la disponibilité de l’argent dans les caisses est fondamentale pour financer ses dépenses de fonctionnement.

Aujourd’hui, il est très fréquent que de nombreuses entreprises ou sociétés offrent leurs produits ou services à leur clientèle, dans l’optique non seulement de rendre ces produits ou services à tous, et surtout à ceux qui ne disposent pas de moyens financiers suffisants pour procéder à des paiements au comptant.

Offrir des facilités d’achat à crédit à sa clientèle contribue à la fidéliser dans une certaine mesure et à améliorer la relation client.

De la même manière, la crise économique et ses impacts sur le pouvoir d’achat des ménages constitue une autre raison qui justifient l’accroissement des impayés au niveau des entreprises.

A tout ceci, il faut ajouter de certains débiteurs insolvables constitués soit de personnes manquant régulièrement de rigueur dans leur gestion administrative et financière, ou de ceux qui institutionnalisent par principe le paiement retardé.

Toutefois, il est important de remarquer que, même si la plupart des clients savent qu’un crédit les engage et qu’ils ont l’obligation de le rembourser, ce n’est pas toujours facile aux entreprises de recouvrer leurs créances.

La plupart des entreprises sont contraintes de faire des relances illimitées afin d’amener leurs clients débiteurs à s’exécuter, ce qui est une tâche fastidieuse.

Mieux, lorsque la clientèle est grande ou très importante, il devient plus difficile de procéder à des recouvrements faciles de créances.

Il est donc né un besoin d’adopter des solutions numériques pour se faciliter la tâche comme le bot de recouvrement de créance.

Nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur le bot de recouvrement de créances par téléphone.

C’est quoi un voicebot de recouvrement de créances par téléphone ?

C’est quoi un voicebot de recouvrement de créances par téléphone

Il n’est pas évident pour tout le monde d’avoir la même compréhension quand on parle des solutions numériques comme le voicebot de recouvrement de créances par téléphone.

Il convient donc d’apporter de précision quant au sens de cette notion.

Quelle compréhension faut-il avoir lorsqu’on parle de bot de recouvrement de créances par téléphone ?

Un voicebot de recouvrement de créances par téléphone est un programme informatique automatisé créé et doté d’une intelligence artificielle pour gérer les appels de recouvrement de façon automatisée et efficace.

De nos jours, le voicebot de recouvrement de créances est utilisé par de nombreuses entreprises et même des agences de recouvrement pour entrer en contact avec leurs débiteurs afin de récupérer les sommes que ces derniers doivent.

Un voicebot de recouvrement de créances par téléphone est un agent virtuel intelligent doté d’une technologie de reconnaissance vocale et de synthèse vocale, ce qui lui permet d’interagir avec les clients, comme la plupart des voicebots de façon naturelle et comprendre leurs préoccupations.

Très souvent, le voicebot de recouvrement de créances par téléphone est configuré pour émettre des appels à l’endroit des débiteurs dans le but de les relancer, leur rappeler leurs paiements qui sont déjà en retour ou même négocier des plans de remboursement ou leur communiquer des informations sur leurs dettes impayées vis-à-vis de l’entreprise.

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Qui sont les utilisateurs principaux du voicebot de recouvrement de créance par téléphone ?

Au prime abord, il est évident que les premiers sponsors et utilisateurs en entreprise du voicebot de recouvrement de créance par téléphone sont les services financiers et du contentieux.

Ils s’en servent notamment dans le but d’augmenter leur efficacité dans le recouvrement des créances et au même moment dans l’optique d’une diminution du coût du recouvrement.

Toutefois, il faut aussi préciser que les départements commerciaux et de services aux clients sont également parties prenantes du voicebot de recouvrement de créance par téléphone.

En effet, rappeler un paiement à un client, c’est aussi le satisfaire en lui évitant les désagréments d’une interruption du service rendu.

Surtout lorsqu’il est clair qu’un client satisfait est un client fidèle qui sera plus enclin à renouveler ses contrats et commandes auprès de la société.

En définitive, avec l’évolution de la technologie, les solutions technologiques comme les voicebots sont utilisées dans plusieurs services ou départements d’une entreprise en vue d’une sauvegarde future de la relation client.

Quels sont les avantages d’utiliser un voicebot de recouvrement de créance par téléphone ?

L’utilisation d’un voicebot de recouvrement de créances présente de nombreux avantages pour une entreprise.

Grande efficacité 

Les voicebots ont la possibilité de faire des appels sortants à grande échelle et de façon cohérente et rapide.

De plus, ils ont la capacité d’effectuer ou de gérer un grand volume d’appels à la fois, ce qui leur permet de contacter un nombre important de débiteurs de l’entreprise à la fois afin d’accélérer le processus de recouvrement des créances.

Il faut également noter qu’un voicebot est capable de détecter automatiquement les répondeurs (sur lesquels on tombe généralement dans environ de la moitié des appels sortants).

Il est même possible pour certains voicebots d’y laisser un message d’information personnalisée.

Disponibilité en tout temps

Les voicebots de recouvrement de créances par téléphone sont conçus pour fonctionner en continu, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Cette capacité de fonctionner sans interruption permet de relancer des débiteurs à tout moment de la journée, même en dehors des heures de service, permettant ainsi d’accroitre les chances d’avoir les débiteurs au téléphone tout en améliorant l’ensemble du processus de recouvrement de créances.

Un double intérêt se dégage de cet avantage lié aux voicebots.

Tout d’abord, pour ce qui concerne les appels entrants, la disponibilité de l’agent virtuel intelligent permet aux débiteurs de contacter l’entreprise au moment qui leur convient le mieux pour comprendre et régler le litige rapidement.

Quant aux appels sortants proactifs, le voicebot est disponible pour contacter les débiteurs au moment le plus efficace, en évitant de les importuner au travail tout en respectant au mieux leur vie privée.

Diminution des coûts de recouvrement

Adopter une solution de recouvrement comme un voicebot est un excellent moyen pour diminuer les coûts ou les différentes charges inhérentes aux procédures de recouvrement de créances.

Faire recours à un huissier de justice pour faire une procédure de recouvrement de créances est très souvent onéreux et ne permet pas aux entreprises de recouvrer beaucoup de créances en un très court temps.

De la même manière, solliciter des sociétés de recouvrement peut augmenter le coût total des dépenses à effectuer par les entreprises pour récupérer les créances dues par les débiteurs.

Pour les entreprises qui optent pour l’envoi de courriers écrits, les dépenses ne sont pas négligeables non plus. Un courrier est beaucoup plus couteux comparé à un appel téléphonique.

Lorsqu’il faut ensuite évaluer la quantité de courriers envoyés (rappels, relances, etc.) ou encore le type de certains courriers (courriers en recommandé par exemple), il est évident que cette option peut revenir très coûteuse pour les entreprises.

Aussi, les entreprises n’ont-elles plus besoin d’engager du personnel pour s’occuper des appels de relance pour les recouvrements de créances.

Un voicebot peut tout seul prendre en charge l’exécution de toutes ces tâches, ce qui a pour avantage d’économiser en termes de charges salariales tout en libérant le personnel humain pour des tâches plus techniques ou complexes ayant une plus grande valeur ajoutée pour l’entreprise.

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Conformité et cohérence

Les voicebots de recouvrement de créances par téléphone fonctionnent suivant un processus de recouvrement cohérent et standardisé, en suivant des scripts préétablis.

Ils sont ainsi capables de donner les informations requises de façon uniforme et précise, réduisant les éventuels risques d’erreurs humaines qui pourraient survenir en cas de réalisation de cette tâche par un personnel humain.

Interactions personnalisées

Les voicebots de recouvrement de créances sont facilement paramétrables pour s’adapter aux particularités de chaque débiteur.

Ils ont la capacité de se procurer les détails sur les dettes en cours concernant chaque client, de consulter les historiques des paiements pour chaque débiteur ainsi que ses préférences.

Tout ceci permet de personnaliser les interactions avec chaque débiteur afin de lui proposer des solutions adaptées à sa situation.

Analyse de données

L’utilisation des voicebots pour recouvrer des créances permet à l’entreprise de recueillir des détails importants ou données précieuses sur le processus de recouvrement dans son ensemble.

Des informations comme le taux de recouvrement, les motifs justifiant les non-paiements chez certains débiteurs, le moment idéal de chaque jour pour entrer en contact avec les débiteurs, les doléances formulées par ces derniers et bien d’autres informations.

Toutes ces informations peuvent permettre à l’entreprise utilisatrice d’un bot de recouvrement de créance de savoir quelles sont les améliorer à faire concernant les stratégies de recouvrement en vue de les optimiser.

En se basant sur ces nombreux avantages que peut procurer l’utilisation d’un voicebot de recouvrement de créances par téléphone, les entreprises ont beaucoup à gagner en y recourant afin d’améliorer l’efficacité du processus de recouvrement de créances, tout en réduisant les coûts qui y sont attachés.

Quels sont les points à considérer avant de se lancer dans l’acquisition d’un voicebot de recouvrement de créances ?

Quels sont les points à considérer bot de recouvrement

Avant de mettre en place un voicebot pour recouvrement de créances par téléphone, il faut prendre en considération certains aspects.

La sécurité et la confidentialité offertes par la solution

Avant toute mise en place d’un voicebot de recouvrement de créances, il est capital que l’entreprise s’assure que le bot est sécurisé et qu’il est conforme aux réglementations en matière de protection de données notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les informations sensibles concernant les débiteurs doivent être analysées et traitées avec le plus grand soin possible.

La personnalisation du voicebot

Toute entreprise qui voudrait adopter une solution comme le voicebot de recouvrement de créances par téléphone doit évaluer la possibilité de personnaliser le bot en fonction des besoins réels de l’entreprise.

Il ne sert à rien d’investir de l’argent pour acheter une solution qui ne prend pas en compte les spécificités des créances de l’entreprise.

Il faut donc prendre très au sérieux cet aspect de la personnalisation du voicebot en fonction des besoins ou spécificités de l’entreprise qui veut l’adopter.

Les limites du voicebot et la supervision du personnel humain

Il est capital pour toute entreprise qui veut adopter une solution comme un voicebot de recouvrement de créances de s’informer sur les limites de la solution.

En réalité, un voicebot doit être capable de mettre en relation le débiteur avec un expert du service financier, pour traiter les cas plus complexes, nécessitant des qualités spécifiques de négociation et d’empathie, afin de régler le contentieux en priorité avant celui des autres créanciers, un débiteur ayant bien souvent plusieurs contentieux en cours avec plusieurs entreprises différentes.

Il faut donc que toute entreprise qui prend la décision d’adopter la solution d’un voicebot de recouvrement de créances, prévoie une supervision humaine du bot afin que les problèmes qui nécessitent l’action humaine puissent être vite réglés pour une efficacité plus grande et permanente.

Il est donc clair que l’adoption d’un voicebot de recouvrement de créances par une entreprise lui donne beaucoup d’avantages notamment en termes d’efficacité dans le processus de recouvrement et de diminution des coûts.

Néanmoins, le bot dispose également des limitations qu’il est impératif de prendre en considération avant de l’adopter tout en tenant compte des spécificités de l’entreprise ainsi que celles de ses créances vis-à-vis de sa clientèle.

Comment s’y prendre pour la mise en place d’un bot de recouvrement de créances par téléphone ?

Mise en place d’un bot de recouvrement de créances par téléphone pour amélioration de la relation client

Choisir le bon voicebot parmi ceux qui existent sur le marché peut être très difficile en raison des connaissances techniques qu’un tel choix peut nécessiter.

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Afin de vous accompagner en toute tranquillité à choisir le voicebot idéal pour le recouvrement de vos créances, Vocabase a mis en place une solution efficace à cet effet.

Qu’est-ce que Vocabase vous offre à travers son voicebot de recouvrement de créances ?

Le voicebot de recouvrement de créances que Vocabase met à votre disposition est une solution unique, qui se démarque d’un voicebot ordinaire.

Il s’agit d’un voicebot qui est facile à utiliser par les systèmes financiers des entreprises. Le voicebot de Vocabase reçoit en continu les listes des impayés tout en contactant de la part de l’entreprise les débiteurs pour non seulement leur rappeler les dettes mais aussi leur expliquer les moyens de paiement dont ils disposent pour les régler.

Ce faisant, le voicebot collecte les intentions et les paiements des clients débiteurs de l’entreprise.

Aussi, faut-il souligner que le voicebot de recouvrement de créances de Vocabase peut être mis en place rapidement par le biais de la création d’un compte en un laps de temps.

Il s’agit d’une solution unique dotée de tous les services nécessaires pour un recouvrement rapide des créances.

Ce voicebot de recouvrement de créances mis en place par Vocabase est hébergé dans ses data-centers, ce qui fait que ça ne nécessite aucune installation particulière ni une quelconque configuration technique.

Le voicebot permet également à l’entreprise qui l’adopte de recouvrer ses créances plus rapidement, en minimisant les coûts liés aux démarches de recouvrement de créances.

Il faut tout simplement dire que ce voicebot de recouvrement automatique de créances par téléphone présente d’énormes avantages grâce à une interaction vocale rapide, simple et efficace, tout en éliminant les différents coûts liés aux appels ou des correspondances de relance de l’entreprise à l’endroit de ses débiteurs insolvables.

Quelles sont les fonctionnalités incluses dans le bot de recouvrement de créances par téléphone de Vocabase ?

Les fonctionnalités intégrées par Vocabase dans son voicebot de recouvrement de créances sont multiples et variées.

Possibilité d’authentifier chaque client

Les clients sont authentifiés par la solution par la combinaison de deux critères que sont le numéro de téléphone du client et son nom de famille et même son prénom si le cas le requiert.

Cela permet d’éliminer toute erreur ou toute ambiguïté concernant l’identité d’un client.

Fonction de rappel des impayés aux clients

Le voicebot de Vocabase rappelle aux clients de l’entreprise qui l’adopte leurs factures qui ne sont pas payées, et ce à travers des éléments généraux et même détaillés de façon très personnalisée pour chaque client.

Collecte des intentions des débiteurs

A travers le voicebot de Vocabase, il est possible de recueillir les intentions des clients. Ces derniers peuvent contester les rappels, faire des promesses de règlement ou effectuer des demandes de plans d’apurement.

Les clients peuvent également à travers le voicebot de recouvrement déposer un message vocal ou s’ils le jugent nécessaire demander à prendre rendez-vous avec un conseiller humain de l’entreprise.

Possibilité de paiement vocal en ligne

A travers le voicebot de recouvrement de créances de Vocabase, le client peut procéder directement au paiement de sa dette en ligne en communiquant vocalement les paramètres de son mode de paiement.

Intégration facile à d’autres solutions et disponibilité des rapports d’utilisation

Le voicebot de Vocabase peut être intégré à d’autres systèmes de gestion financière, les centres de contact ou même les logiciels CRM ou autres applications de l’entreprise.

Mieux, ce voicebot permet d’avoir à dispositions des statistiques d’exploitation comme des fiches individuelles d’appels, les conversations enregistrées avec les clients et des rapports en lien avec le trafic et les demandes reçues.

Les statistiques relatives aux actions réalisées et à la qualité globale du service rendu sont également disponibles.

Prenez dès maintenant rendez-vous avec Vocabase, afin de discuter avec son personnel pour l’adoption de son voicebot de recouvrement de créances par téléphone, chose qui vous facilitera le recouvrement rapide et à moindre coût de vos créances, tout en rejoignant la liste des nombreux clients déjà satisfaits grâce à l’adoption des solutions développées par Vocabase.

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