Pourquoi les Voicebots sont finalement aussi des facilitateurs de communication interne

22 Avr Pourquoi les Voicebots sont finalement aussi des facilitateurs de communication interne

Comme on le sait, les voicebots se sont largement déployés pour des usages nombreux et variés dans le domaine de la relation des entreprises avec leurs clients.

Mais les applications commerciales sont loin d’être les seules à bénéficier de leurs services.

Témoins les applications à usages interne en entreprises qui se sont déployées récemment pour faciliter la communication entre les collaborateurs.

Elles laissent présager encore de très nombreux usages des voicebots qui vont bien au-delà de ce qu’on avait pu présagé lors des premières contributions.

La collaboration entre les équipes est la préoccupation de tous les dirigeants pour assurer le bon fonctionnement de leurs entreprises.

Les Voicebots peuvent dorénavant avoir toute leur place pour jouer un rôle dans ce domaine, pour fluidifier le fonctionnement de la communication interne de toute entreprise.

Témoins les nombreuses applications conçues initialement pour les clients qui sont maintenant également mis à disposition des collaborateurs, comme la réception d’appels au standard téléphonique, les services d’annuaire vocal (émission d’un appel vers l’extérieur dont on ne connaît pas le numéro d’appel), les helpdesk de support technique ou, ou encore le pointage du temps passé sur une prestation.

Avec les progrès technologiques, les Voicebots offrent de nouvelles possibilités de communication.

Dans les environnements de travail, ils transforment d’autant plus la façon dont les équipes collaborent qu’ils comprennent et répondent aux commandes vocales pour permettre une interaction intuitive avec les systèmes informatiques.

Leur utilisation n’est plus limitée à de simples tâches comme la recherche basique sur internet ou la gestion des rappels, car elle s’étend désormais à des domaines bien plus complexes, y compris la collaboration au sein des équipes.

Si le déploiement des Voicebots est inéluctable dans de nombreux domaines, il en existe auxquels on ne s’attendait pas, comme leur usage interne au sein  d’une entreprise.

Les Voicebots sont tout d’abord des vecteurs d’amélioration de la communication

Les collaborateurs peuvent dorénavant simplement dicter des messages ou poser des questions à un assistant vocal, qui les transmet ensuite aux destinataires concernés.

En s’adressant verbalement à l’assistant vocal, les collaborateurs peuvent exécuter leurs tâches presque aussi vite qu’ils pensent.

Cette possibilité élimine les barrières temps liées à la saisie de texte et accélère le processus de transmission des informations.

Le gain de temps généré au quotidien multiplié par le nombre d’utilisateurs constitue un avantage concurrentiel certain au niveau d’une entreprise.

Si les Voicebots permettent d’automatiser toutes les tâches répétitives, ils répondent aussi de façon plus large à d’autres préoccupations RH.

L’automatisation de tâches répétitives libère du temps homme pour les collaborateurs qui sont maintenant en mesure de se consacrer davantage à des tâches plus complexes et à plus forte valeur ajoutée.

Un Voicebot peut par exemple planifier des réunions, mettre à jour les calendriers, ou même effectuer des recherches sur des sujets spécifiques, offrant ainsi un soutien non négligeable aux utilisateurs.

La réduction du stress engendrée par cette aide contribue grandement à l’amélioration de la satisfaction des employés recherchée par les RH et, par ricochet à l’augmentation de leur productivité.

L’automatisation de requêtes récurrentes adressées aux fonctions support va aussi dans le sens d’une amélioration des performances de la fonction RH elle-même.

Un Voicebot va par exemple pouvoir donner au collaborateur le solde de ses jours de congés et de RTT ou la procédure à suivre pour émettre une note de frais.

Les échanges entre salariés et DRH sont dès lors fluidifiés par les Voicebots.

A cela s’ajoute un volet fonction helpdesk de support technique interne.

Que ce soit pour le pointage des temps de travail, ou pour la diffusion d’informations sur les procédures en place, ou bien encore l’accueil téléphonique interne.

Les Voicebots favorisent le travail à distance

Avec la mondialisation et le développement du travail à distance, les Voicebots deviennent des outils qui permettent aux collaborateurs de rester connectés et de collaborer sans avoir à subir les contraintes géographiques.

Grâce à des fonctionnalités telles que la transcription automatique des réunions ou la gestion des documents partagés, les Voicebots garantissent que tous les membres de l’équipe restent en phase, indépendamment de la distance ou des horaires.

L’intégration des Voicebots avec d’autres outils

Les Voicebots sont également conçus pour s’intégrer facilement avec d’autres outils de collaboration tels que les plateformes de gestion de projets, les applications de messagerie d’entreprise et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).

Cette intégration permet aux équipes de bénéficier des fonctionnalités offertes par ces outils, tout en utilisant la voix comme support de communication.

Malgré tous ces avantages, les Voicebots soulèvent des préoccupations en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Puisqu’ils traitent des informations sensibles, il est crucial que les entreprises mettent en place des mesures de sécurité fiables pour protéger les données utilisateurs.

De même, il est important que les Voicebots soient programmés pour comprendre et interpréter correctement les commandes vocales, afin d’éviter toute confusion ou malentendu.

Conclusion

En fin de compte les Voicebots représentent un outil fiable pour améliorer la collaboration entre les équipes. Leur capacité à faciliter la communication, à automatiser les tâches répétitives et à favoriser la collaboration à distance en font des outils appréciables pour les collaborateurs, les RH et appréciés pour les dirigeants.

Avec une mise en œuvre réfléchie et des mesures appropriées concernant la sécurité des données, les Voicebots vont de plus en plus transformer la façon dont les équipes travaillent ensemble, avec pour effet de favoriser l’innovation et la productivité au sein des organisations.